Politique de confidentialité

Chez PEPIN GmbH (« Pepin »), nous prenons très au sérieux la protection de vos données personnelles.

Responsable du traitement

Données que nous collectons

Via notre formulaire de contact général, nous collectons les données nécessaires pour répondre à votre demande :

• Nom
• E-mail
• Téléphone

Outre le formulaire, nous collectons des données par d’autres voies, décrites en détail ci-dessous : la mesure d’audience du site, le calculateur de primes si vous l’utilisez, et la messagerie WhatsApp si vous nous y écrivez. Si vous demandez un appel depuis le calculateur de primes, nous gardons une trace de cette opération dans un registre interne utilisé exclusivement pour prévenir les abus et les envois automatisés. Nous n’y conservons pas votre adresse IP.

Finalité du traitement

Nous utilisons vos données exclusivement pour :

• Vous contacter
• Vous offrir des conseils en assurance
• Donner suite à votre demande
• Vous prévenir de la publication des primes de l’année suivante, si vous nous l’avez demandé
• Publier votre avis sur notre service, si vous nous en laissez un et uniquement avec votre consentement exprès

Nous ne vendons pas vos données et ne les cédons pas à des fins publicitaires. Nous les partageons avec les prestataires de service nécessaires pour traiter votre demande, décrits ci-dessous. Publier votre avis sur notre propre site, si vous nous en laissez un et que vous nous y autorisez, n’est pas une cession à des tiers : c’est nous qui le publions, sur nos pages, et cela est décrit ci-dessous.

Et si vous nous demandez des offres, vos données sont transmises aux entreprises d’assurance auprès desquelles nous les demandons : c’est en cela que consiste l’intermédiation. Dans certains cas, cette transmission se fait par l’intermédiaire d’un pool de courtiers qui agit comme intermédiaire technique entre le courtier et l’assureur. En dehors de cela et des prestataires décrits ci-dessous, nous ne cédons vos données à personne sans votre consentement.

Calculateur de primes

Le calculateur de primes de ce site calcule dans votre navigateur : la comparaison se fait sur votre appareil, et non sur l’un de nos serveurs ; ce que vous saisissez ne nous parvient que si vous demandez un appel. Deux réserves, que nous préférons dire plutôt que nier :

• Lorsque vous choisissez votre commune, le tableau des primes officielles de votre région est téléchargé : le serveur qui le fournit voit donc quelle région vous avez demandée.
• Vos réponses figurent dans l’adresse de la page (la commune, l’année de naissance, la franchise). Si vous rechargez, enregistrez la page ou ouvrez un lien partagé, cette adresse parvient aussi au journal technique de l’hébergeur.

Si vous envoyez le formulaire pour demander un appel, nous recevons :

• Votre nom
• Votre numéro de téléphone
• Votre e-mail (facultatif)
• Le résumé de votre comparaison, tel que vous le voyez à l’écran avant de l’envoyer : la commune et son canton, les années de naissance des personnes du ménage (et le nom que vous leur avez éventuellement donné), la franchise et la couverture accident choisies, les options d’assurance cochées avec leur prime officielle, la prime que vous payez aujourd’hui si vous l’avez saisie, si vous venez d’arriver en Suisse ou si vous êtes déjà assuré, la plage horaire que vous préférez pour l’appel et la langue dans laquelle vous utilisiez la page.

Cette demande est enregistrée dans notre base de données, hébergée dans l’Union européenne, et traitée depuis notre console interne de conseil. Nous l’utilisons uniquement pour vous appeler et assurer le suivi, aux mêmes fins et avec les mêmes droits que ceux décrits ci-dessus.

Métriques internes du calculateur : pour l’améliorer, nous comptons son utilisation au moyen de compteurs pseudonymes — et non anonymes : quels écrans sont ouverts et combien de fois. Ils n’utilisent pas de cookies, n’enregistrent ni votre adresse IP ni l’identifiant de votre navigateur (User-Agent), et n’enregistrent jamais ce que vous saisissez. Chaque visite porte un identifiant aléatoire généré dans l’onglet lui-même, qui disparaît à sa fermeture et n’est lié à aucun nom ; l’heure est enregistrée arrondie à l’heure pleine. Il s’agit néanmoins de données personnelles, la présente politique leur est applicable, et nous ne les croisons pas avec vos coordonnées.

Avis publiés

Si vous avez été client, nous pouvons vous demander un avis sur notre service au moyen d’un lien personnel, unique, à usage unique et assorti d’une date d’expiration. Le laisser est facultatif et ne change rien à votre relation avec nous si vous préférez ne pas le faire. Il n’est publié que si vous cochez la case de consentement du formulaire.

De ce que vous nous envoyez, voici ce qui est publié sur ce site — sur la page des avis et sur les pages où ce bloc apparaît, comme l’accueil : le nom sous lequel vous choisissez de signer (abrégé, « Marie G. », ou complet si vous l’autorisez expressément), votre canton, le texte de votre avis, votre note de 1 à 5 et, si vous nous l’indiquez dans le formulaire, le mois où nous vous avons conseillé. Ni votre e-mail, ni votre téléphone, ni aucune autre donnée de votre dossier ne sont publiés. Votre avis peut en outre être affiché traduit dans les autres langues de ce site : dans ce cas, la langue dans laquelle vous l’avez rédigé est toujours indiquée.

Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment, sans avoir à vous justifier : écrivez-nous à info@pepin.swiss et nous le retirons du site. Dans notre système, ce retrait est définitif — un avis retiré ne peut pas être republié — et la date en est enregistrée, comme preuve qu’il a été traité.

Nous conservons votre avis, la preuve de votre consentement (la date et la version du texte que vous avez accepté) et la trace du lien tant que l’avis est publié puis, ensuite, aussi longtemps que nous devons pouvoir établir qu’il a été publié avec votre accord. Si nous décidons de NE PAS le publier, nous le conservons également : il reste enregistré en interne et n’est jamais publié. Tant que la décision n’est pas prise, son texte peut être transmis à l’outil de traduction décrit dans la section sur l’intelligence artificielle ; une fois écarté, il n’est communiqué à personne et n’est transmis à aucun prestataire. Un avis n’est pas une documentation que la loi nous impose de conserver : écrivez-nous et nous le supprimons, qu’il ait été publié ou non, et si vous demandez la suppression de vos données, il est supprimé avec elles.

Messagerie WhatsApp

Vous pouvez nous écrire sur WhatsApp au numéro de PEPIN GmbH. S’il s’agit d’un premier contact et que nous ne vous avons pas encore enregistré, les premières réponses proviennent d’un assistant automatique : il vous salue, vous demande dans quelle langue vous préférez échanger et vous propose de prendre rendez-vous, de nous envoyer des documents ou de parler à une personne ; une personne de l’équipe prend le relais dès que c’est nécessaire, et chaque fois que vous le demandez. Nous vous le disons dans le premier message, avec le lien vers la présente politique. Merci de ne pas partager d’informations médicales sur ce canal : nous n’en avons pas besoin pour fixer un rendez-vous ni pour ouvrir votre dossier, et nous préférons que les données de santé ne transitent pas par ici.

D’une conversation WhatsApp, nous conservons dans notre propre base de données : votre numéro de téléphone, le nom affiché sur votre profil WhatsApp, le contenu des messages que vous nous envoyez et de ceux que nous vous envoyons, les fichiers que vous nous transmettez et ceux que nous vous transmettons (photos ou PDF de vos documents, une offre ou votre police, par exemple) et l’heure de chaque message avec son statut d’envoi. Les fichiers sont conservés dans un stockage privé ; s’ils relèvent de votre dossier, votre courtier les y classe et peut vous le dire. Les messages vocaux (et les audios que vous nous envoyez) sont conservés avec la conversation, comme tout autre fichier, et transcrits automatiquement en texte afin que l’équipe puisse les lire. Nous répondons toujours depuis notre console : le numéro de l’entreprise n’a l’application WhatsApp installée sur aucun téléphone.

Nous utilisons ces données pour vous répondre, fixer un rendez-vous, demander, recevoir ou vous transmettre les documents nécessaires et garder une trace de ce qui a été dit dans votre dossier. Si vous nous écrivez sans être client, nous créons à partir de votre numéro une fiche de contact afin de pouvoir vous répondre. Nous n’utilisons pas WhatsApp à des fins publicitaires ni pour des campagnes : en dehors de la conversation que vous engagez, nous ne vous écrivons que pour des informations ponctuelles liées au service (un rappel de rendez-vous ou un document manquant, par exemple).

Si la conversation n’est pas rattachée à votre fiche client, nous la supprimons intégralement, avec ses fichiers, 5 ans après le dernier message. Si nous la rattachons à votre dossier, nous la conservons tant que vous êtes client et, ensuite, jusqu’à ce que vous demandiez l’effacement de vos données — elle est alors effacée avec elles, à l’exception des documents que la loi nous impose de conserver (voir « Droits de l’utilisateur »). Le journal technique que nous remet le prestataire, contenant le contenu brut de chaque message, est vidé au bout de 30 jours. Nos sauvegardes, chiffrées et destinées uniquement à nous remettre d’une panne, conservent les messages jusqu’à 7 jours de plus et les fichiers plus longtemps : la sauvegarde des fichiers n’est pas encore purgée automatiquement. Les notifications internes à l’équipe concernant vos messages transitent par notre prestataire de courrier électronique, qui figure dans la liste des prestataires.

Nous ne vous appelons sur WhatsApp que si vous nous en avez donné l’autorisation, et vous pouvez la retirer à tout moment dans le profil WhatsApp de Pepin. Si vous nous appelez ou si nous vous appelons, l’appel passe par WhatsApp Ireland Limited (Irlande), qui l’achemine pour notre compte, comme les messages, et peut traiter les données de l’appel aux États-Unis et dans d’autres pays. Pour garder une trace de notre suivi, nous conservons, pour chaque appel, le fait qu’il a eu lieu, sa date et son heure, sa durée et la personne de Pepin qui l’a passé ou qui y a répondu, ainsi que votre choix concernant l’autorisation de vous appeler, avec sa date ; ces informations restent avec la conversation et sont supprimées avec elle, dans les mêmes délais que ses messages. Si nous notons l’appel dans votre dossier, sa date et sa durée y restent.

Enregistrement des appels. Si, au début d'un appel, nous vous prévenons qu'il est enregistré et que vous ne vous y opposez pas, nous enregistrons l'audio pour préparer un résumé interne. Infomaniak (Suisse), sous-traitant pour notre compte, le transcrit et prépare le résumé ; nous lui demandons d'en exclure toute donnée de santé, mais il peut en rester : vous pouvez nous demander de la supprimer. Dans nos systèmes, l'audio est supprimé à la fin de ce traitement et au plus tard après 24 heures ; Infomaniak conserve l'audio et le texte après nous l'avoir remis (le texte, au moins 32 heures d'après ce que nous avons mesuré) et nous n'avons pas trouvé de moyen de les supprimer plus tôt. Nous conservons le résumé dans votre dossier et la transcription (sans les données de santé détectées), que seule la direction de Pepin peut consulter et qui est supprimée après 5 ans. Si vous ne souhaitez pas que l'appel soit enregistré, dites-le-nous pendant l'appel et l'enregistrement est écarté sans être envoyé à quiconque ; si vous nous le dites après, nous supprimons immédiatement ce que nous détenons (pas la copie d'Infomaniak).

Prestataires de service

Pour fournir notre service, nous faisons appel à des prestataires externes soigneusement sélectionnés, qui traitent vos données pour notre compte, uniquement dans la mesure nécessaire au service fourni et soumis à des obligations contractuelles de confidentialité et de protection des données. Voici les fonctions pour lesquelles nous y recourons et ce qui parvient à chacune :

• Hébergement et infrastructure informatique — servent ce site et nos applications. Leurs journaux techniques peuvent contenir votre adresse IP et des données techniques de connexion.
• Stockage et traitement des données — la base de données où sont enregistrés votre demande et votre dossier de conseil : votre nom, vos coordonnées et le résumé de votre comparaison.
• Mesure générale d’audience du site — il s’agit d’un système distinct des métriques internes du calculateur décrites plus haut. Il compte les pages consultées et la provenance de la visite : le chemin, le site d’origine, le pays ainsi que le type d’appareil et de navigateur. Sans cookies, mais un identifiant qui change chaque jour est dérivé de votre adresse IP et de votre navigateur. Nous ne le croisons pas avec vos coordonnées et il ne sert pas à la publicité.
• Communications par courrier électronique — acheminent vers notre boîte les messages que vous envoyez depuis le formulaire — votre nom, votre e-mail et votre téléphone — et, le cas échéant, transportent en pièces jointes des documents de votre dossier, par exemple le protocole de conseil signé.
• Gestion des rendez-vous — si vous choisissez de réserver un appel dans le calendrier, le prestataire du calendrier reçoit votre nom, votre e-mail et les détails de la réservation.
• Sécurité et vérification anti-robots — pour distinguer les personnes des programmes automatisés. Votre navigateur se connecte directement à lui : au chargement de la page qui contient un formulaire, il lui transmet votre adresse IP ainsi que des signaux techniques du navigateur, avant même que vous n’envoyiez quoi que ce soit. (Dans le calculateur de primes, cela se produit à l’ouverture du formulaire d’appel, et non au chargement de la page.) Il peut conserver des données techniques sur votre appareil pour fonctionner. Sans cookies de suivi ni cookies publicitaires, et il n’intervient que si la vérification est activée.
• Messagerie WhatsApp — si vous nous écrivez sur WhatsApp, WhatsApp Ireland Limited (Irlande) traite pour notre compte votre numéro, votre nom de profil, le contenu des messages et les fichiers que vous nous envoyez et que nous vous envoyons, afin de les acheminer. Cette société fait partie du groupe Meta et peut traiter ces données aux États-Unis et dans d’autres pays.
• Transcription des messages vocaux — Infomaniak Network SA (Genève, Suisse) convertit en texte, pour notre compte et sur des serveurs situés en Suisse, les messages vocaux (et les audios) que vous nous envoyez sur WhatsApp. Elle n’utilise pas ce contenu pour entraîner ses modèles. Elle conserve l’audio et le texte après nous l’avoir remis (le texte, au moins 32 heures d’après ce que nous avons mesuré) et nous n’avons pas trouvé de moyen de les supprimer plus tôt.
• Intelligence artificielle, le cas échéant — décrite à la section suivante.

Nous ne transmettons pas vos données à ces prestataires pour qu’ils les utilisent à des fins publicitaires ou commerciales étrangères à la fourniture de leur service, et, en dehors des assureurs et du pool décrits plus haut, nous ne les cédons à personne d’autre. Si vous nous écrivez sur WhatsApp, votre numéro et vos messages sont en outre enregistrés dans notre base de données, comme décrit à la section « Messagerie WhatsApp ».

Traitement par intelligence artificielle

Pour certaines fonctions, nous pouvons recourir à des prestataires technologiques d’intelligence artificielle qui analysent la documentation que vous nous fournissez ou le texte que vous nous écrivez : par exemple, pour lire une police et en proposer les données, ou pour proposer la traduction de votre avis dans les autres langues de ce site. Dans les deux cas, une personne vérifie toujours la proposition avant son enregistrement ou sa publication. Aucune décision automatisée n’est prise à votre sujet : la proposition est un brouillon, et c’est votre courtier qui décide. Ces données ne servent pas à entraîner des modèles. Les messages vocaux WhatsApp sont convertis automatiquement en texte par un prestataire suisse (voir la liste des prestataires) ; ce texte est conservé tel quel, sans décision automatisée vous concernant.

Un document d’assurance peut contenir des données de santé, que le droit suisse considère comme des données personnelles sensibles. Lorsque nous utilisons cet outil, le document est analysé par notre prestataire d’intelligence artificielle en qualité de sous-traitant, avec les garanties décrites dans la section sur les transferts internationaux, et le résultat est toujours vérifié par votre courtier. Si vous préférez que vos documents ne soient lus que par une personne, dites-le-nous et nous ferons ainsi.

Transferts internationaux

Une partie de ces prestataires traite les données en Suisse ou dans l’Espace économique européen. D’autres sont des sociétés établies aux États-Unis, de sorte que certaines de vos données peuvent y être traitées. Le fait qu’un service soit hébergé dans l’Union européenne ne signifie pas que l’ensemble du traitement s’y déroule : certains prestataires, ou des entités de leur groupe intervenant dans la fourniture du service, sont établis aux États-Unis, de sorte que certaines données peuvent y être accessibles ou traitées.

Ces transferts reposent, selon le prestataire, sur le Cadre de protection des données Suisse–États-Unis lorsque le prestataire y est certifié, ou sur des clauses contractuelles types reconnues par le Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (art. 16 al. 2 let. d de la loi fédérale sur la protection des données), assorties des mesures techniques et organisationnelles correspondantes.

Si vous souhaitez savoir quel prestataire intervient concrètement dans un traitement qui vous concerne, et sur quelle garantie il repose, écrivez-nous et nous vous l’indiquerons. info@pepin.swiss

Conservation des données

Nous conservons vos données le temps nécessaire à la finalité qui les a générées. Si votre prise de contact ne débouche pas sur une relation de conseil, nous les conservons le temps de traiter votre demande. Si nous vous conseillons ou si nous intervenons comme intermédiaire pour une police, certains documents sont conservés pendant les délais exigés par la législation commerciale, fiscale, contractuelle ou de surveillance applicable — par exemple les dix ans que le Code des obligations prévoit pour la documentation comptable.

Droits de l’utilisateur

Vous pouvez demander à tout moment, entre autres droits :

• L’accès à vos données
• La rectification
• La suppression
• La remise ou la transmission de vos données dans un format électronique courant (art. 28 LPD)
• De vous opposer à un traitement déterminé

Pour cela, écrivez à : info@pepin.swiss

Ces droits connaissent une limite légale : nous ne pouvons pas supprimer la documentation que la loi nous impose de conserver, comme la preuve de l’information remise conformément à l’art. 45 de la loi sur la surveillance des assurances ou les contrats conclus par notre intermédiaire. Si vous demandez la suppression et qu’une partie de vos données relève de ce cas, nous vous l’indiquerons et en limiterons l’usage à ce que la loi exige strictement.

Vous pouvez également adresser une réclamation au Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT).

Cookies et stockage sur votre appareil

Ce site utilise des cookies de base nécessaires à son fonctionnement. Nous n’utilisons pas de cookies publicitaires ni de suivi entre sites. Le prestataire de sécurité anti-robots et le calendrier de rendez-vous peuvent conserver des données techniques sur votre appareil pour fonctionner.